Tillegg 1: Ordforklaringer¶

Om bruken av ord og begreper¶

En klar, konsekvent og sammenhengende standard krever en klar, konsekvent og sammenhengende begrepsbruk. Ulike fagområder benytter ulike standarder og har ulike faglige tradisjoner, noe som kan gjøre tverrfaglig dialog krevende når like begreper forstås ulikt.

Noark 5 er en arkiv- og dokumentasjonsfaglig standard, som delvis er basert på norsk arkiv- og forvaltningstradisjon, og delvis på ISO-standarder innen informasjon og dokumentasjon. [1] Dette påvirker hvordan begrepene brukes i standarden. Enkelte begreper kan ha en noe annen eller mer snever betydning enn samme begrep brukt i en annen kontekst.

Formålet med dette kapittelet er å klargjøre betydningen av en del sentrale begrep og termer som er brukt i Noark 5, slik at det er lettere for fagfolk utenfor arkiv og dokumentasjon å forholde seg til begrepsbruken. Noark 5 har ikke egne definisjoner av begrepene, [2] men baserer seg på definisjoner fra andre kilder som gir begrepene mening i kontekst av denne standarden. Begrepene har dermed en «forklaring» i ordlisten under, som hovedsakelig er basert på en definisjon fra en annen, autoritativ kilde, med utfyllende kommentarer i egen kolonne. Andre begrep har egne forklaringer i kontekst av standarden, basert på den faglige tradisjonen den springer ut av. For eksempel kan definisjoner fra arkivloven av 1992 være grunnlaget for noen av forklaringene, men noe oppdatert basert på tolkninger og nyere teknologisk forståelse.

Ordliste¶

Begrep	Forklaring	Kommentar
anvendbarhet	egenskap som innebærer å kunne gjenfinnes, framhentes, presenteres og forstås (NS-ISO 30300:2020)	En anvendbar registrering kan gjenfinnes, hentes frem, presenteres og tolkes, direkte i forbindelse med aktiviteten eller hendelsen som gav opphav til den. Registreringens kontekstuelle forbindelser bør omfatte den informasjonen som er nødvendig for å forstå transaksjonene der den ble opprettet og brukt. Det bør være mulig å identifisere registreringen innenfor en kontekst av videre forretningsaktiviteter og funksjoner. Koplinger mellom registreringer som dokumenterer en serie av aktiviteter, bør vedlikeholdes.
arkiv	en samling av informasjon og dokumenter som opprettes eller mottas innenfor rammen av en gitt kontekst, som regel knyttet til en organisasjons virksomhet, eller som resultat av overgripende funksjoner som involverer flere virksomheter	Begrepet benyttes vanligvis både om arkivbygning eller annet oppbevaringssted for arkiv, og om en enhet i en virksomhet med ansvar for forvaltning av dokumentasjon og arkiv, samt om arkivdepot. I denne standarden er bruken av begrepet avgrenset til arkiv som innhold, dvs. den informasjonen som blir tatt vare på for en kortere eller lengre periode, og som skal forvaltes i tråd med arkivfaglige krav frem til den enten kasseres eller overføre til en arkivinstitusjon.
arkivdel	arkivenhet på overordnet nivå i datamodellen, som brukes til å samle deler av et arkiv ut fra virksomhetens behov for å tildele spesielle regler til definerte deler av arkivet	Brukes ofte for å realisere ulike behov for periodisering, ulike skjermingsregler på overordnet nivå, fastsettelse av bevarings- og kassasjonsbestemmelser, eller for å samle materiale fra ulike fagsystem i felles arkivsystem. Det er ingen overordnete regler som styrer inndelingen av arkivet i arkivdeler.
arkivdokument	dokument som skal inngå i arkiv
arkivenhet	fellesbetegnelsen på hovedelementene i datamodellen i Noark 5
arkivformat	standardisert filformat som egner seg for elektronisk arkivering og langtidslagring av dokumenter
arkivpakke	den samlede leveransen av data og medfølgende dokumentasjon som skal mottas av arkivdepotet ved avlevering eller deponering.
arkivskaper	aktør som har skapt arkiv som ledd i sin virksomhet	En arkivskaper kan ha ett eller flere arkiv, og kan også skape arkiv sammen med andre arkivskapere
arkivstruktur	den logiske ordningen av et arkiv
arkivsystem	informasjonssystem med funksjoner for å ivareta krav til arkiv	Et arkivsystem er en type informasjonssystem som er innrettet for å sikre informasjonen over tid, fra den er opprettet eller mottatt i systemet til den enten skal kasseres eller trekkes ut av systemet
arkivuttrekk	datainnhold som hentes ut av et system som skal inngå i en arkivpakke
autentisering	prosessen med å bekrefte en påstått identitet (brukerautentisering)	En funksjon som kontrollerer om de opplysninger en person presenterer seg med for IT-systemet (brukernavn, passord, magnetstripekort, fingeravtrykk eller lignende, avhengig av den enkelte løsningens behov for sikker autentisering) gir tilstrekkelig sikkerhet for at personen er den hen gir seg ut for å være.
autentisitet	egenskap ved en registrering som innebærer at det kan bevises at registreringen er det den gir seg ut for å være, at den er blitt opprettet eller sendt av den aktøren som påstår å ha opprettet eller sendt den, og at den er blitt opprettet eller sendt på det påståtte tidspunktet (NS-ISO 30300:2020)	Tilsvarer «ekthet» fra NS-ISO 27000:2017, «det at en entitet er det den hevdes å være». [3] En entitet i ISO 27000-serien er noe mer enn en registrering i ISO 30300 og Noark 5. Det betyr at autentisitet brukes snevrere her enn innenfor informasjonssikkerhet. For å sikre registreringers autentisitet bør virksomheter iverksette og dokumentere policy og prosedyrer som styrer produksjon, mottak, overføring, vedlikehold og avhending av registreringer. Dette sikrer at de som produserer registreringer er autoriserte og identifiserbare, og at registreringen beskyttes mot uautorisert tilføyelse, sletting, endring, bruk og hemmelighold.
autorisasjon	tildeling av rettigheter til å kunne lese, registrere, redigere, rette, slette og/eller sperre opplysninger basert på en brukers identitet	Når en bruker er autentisert, brukes autorisasjonen til å avgjøre brukerens tilgangsnivå og hvilke operasjoner brukeren har tillatelse til å utføre.
avlevering	overføring av arkiv til arkivinstitusjon, slik at råderetten over arkivet overføres fra arkivskaper til arkivinstitusjonen
avskrivning	registrering av metadata som viser når, hvordan og av hvem et dokument eller en oppgave er behandlet	Begrepet knyttes til tradisjonell saksbehandling, som forutsatte at innkomne dokumenter ble satt i restanse, slik at det var restansen som måtte avskrives for å markere at oppgaven var fullført.
bevaring	tiltak for å opprettholde anvendbarheten, autentisiteten, påliteligheten og integriteten til dokumentasjon over tid (NS-ISO 30300:2020)	Tradisjonelt brukt om det å ta vare på arkivmateriale over tid, dvs. oppbevares for fremtiden og avleveres til arkivinstitusjon. I henhold til ISO 30300 er bevaring mer enn ren oppbevaring, det forutsetter også at man sikrer dokumentasjonens grunnleggende egenskaper, slik at dokumentasjonsverdien opprettholdes.
data	sett av tegn eller symboler som det er tilordnet eller kan tilordnes mening til (NS-ISO 30300:2020)	Se begrepsdiagram etter denne ordlisten for sammenhengen mellom data, informasjon, dokument og dokumentasjon.
deponering	overføring av arkiv til arkivinstitusjon uten at arkivinstitusjonen overtar råderetten over arkivet
dokument	en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring eller overføring (arkivlova 1992, § 2a, jf. forvaltningsloven § 2f, offentleglova § 4 første ledd)	Se begrepsdiagram etter denne ordlisten for sammenhengen mellom data, informasjon, dokument og dokumentasjon.
dokumentasjon	informasjon som en organisasjon oppretter eller mottar og vedlikeholder som bevis og som et aktivum, som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser eller utøve forretningsaktivitet (NS-ISO 30300:2020)	Tilsvarer den engelske termen «records» (flertall), mens entallsformen «record» er oversatt til registrering, se under. Se begrepsdiagram etter denne ordlisten for sammenhengen mellom data, informasjon, dokument og dokumentasjon.
dokumentasjons-forvaltning	felt som er ansvarlig for effektiv og systematisk styring av dokumentasjon, ved hjelp av dokumentasjons-prosesser, kontrollmekanismer for dokumentasjon og dokumentasjons-systemer
dokumentasjons-system	informasjonssystem som brukes til å forvalte dokumentasjon over tid (NS-ISO 30300:2020)	Et dokumentasjonssystem er en type informasjonssystem, som er innrettet slik at informasjon i ettertid skal kunne brukes til å dokumentere handlingen eller hendelsen informasjonen inngikk i
dokument-beskrivelse	nivå i arkivstrukturen, en arkivenhet, som brukes til å identifisere ulike enkeltdokumenter knyttet til en registrering
dokumentobjekt	nederste nivå i arkivstrukturen, en arkivenhet, som samler metadata om den enkelte dokumentfila
fangst (dokument-fangst)	tilsiktet handling som resulterer i at en registrering føres inn i et dokumentasjons-system (NS-ISO 30300:2020)	Innebærer å identifisere informasjon for arkivering, tilføre metadata, slik at både informasjonen og autentisitetsstøttende metadata er sikret som informasjonskilde.
filformat	koding av en filtype som kan gjengis eller tolkes på en konsistent, forventet og meningsfull måte gjennom bruk av en bestemt programvare eller maskinvare som er designet for å håndtere det formatet (ISO 13008:2022)	Samme dokument kan lagres i flere filformater. I arkivsammenheng snakker vi primært om produksjonsformat og arkivformat.
ikke-benektelse	evne til å påvise forekomst av en påstått hendelse eller handling og entiteten der den oppsto (NS-ISO 27000-2017)
informasjon	data i sammenheng med en bestemt betydning (NS-ISO 30300:2020)	Se begrepsdiagram etter denne ordlisten for sammenhengen mellom data, informasjon, dokument og dokumentasjon.
informasjons-system	system som, sammen med tilhørende ressurser i organisasjonen, behandler, tilbyr og sprer informasjon (NS-ISO 30300:2020)	Et informasjonssystem er noe mer enn et datasystem, og kan bestå av en eller flere tekniske applikasjoner, tjenester, informasjonshåndteringskomponenter eller kommunikasjonsløsninger, i tillegg til de menneskelige skaperne, brukerne og forvalterne av systemet, samt organisasjonen og rutinene for hvordan det brukes. NS-ISO 27000:2017 definerer informasjonssystem som «applikasjoner, tjenester, informasjonsteknologiaktiva eller andre informasjonshåndteringskomponenter
integritet	egenskap som innebærer å være fullstendig og uendret (NS-ISO 30300:2020)	Begrepet brukes også i NS-ISO 27000:2017, men er der definert som «egenskapen ved nøyaktighet og fullstendighet. Registreringen må beskyttes mot uautorisert endring. Policy og rutiner for dokumentasjonsforvaltning bør angi hvilke tilføyelser eller kommentarer som kan gis registreringen etter at den produsert. Det bør angis under hvilke omstendigheter tilføyelser eller kommentarer kan godkjennes, og hvem som har tillatelse til å gjøre dem. Alle godkjente kommentarer, tilføyelser eller slettinger i registreringen bør være uttrykkelig dokumenterte og sporbare.
journal	register over saksdokumenter som behandles i et organ
journalføring	systematisk og fortløpende registrering av opplysninger i en journal
journalsystem	informasjonssystem med funksjoner for journalføring, inkludert registrering av journalmetadata og mulighet for tilgjengeliggjøring av journalrapporter
kassasjon	kontrollert sletting, eller destruksjon av dokumenter som ikke lenger skal bevares i henhold til bevarings- og kassasjons-bestemmelser
klassifikasjon	systematisk ordning av dokumentasjon eller forretningsmessige aktiviteter i kategorier etter metoder, prosedyrer eller konvensjoner fremstilt i et skjema (NS-ISO 30300:2020)
konfidensialitet	det at informasjon ikke gjøres tilgjengelig for eller formidles til uautoriserte personer, entiteter eller prosesser (NS-ISO 27000:2017)
konseptuell modell	kvalitativ modell som beskriver de viktigste konseptene innenfor et domene og sammenhengen mellom disse. Kilde: https://data.norge.no/guide/veileder-modelldcat-ap-no
konvertering	endring av dokumentasjon fra ett format til et annet (NS-ISO 30300:2020)	ISO 13008 definerte konvertering som «prosess som endrer dokumentasjon fra ett format til et annet, samtidig som dokumentasjonens egenskaper opprettholdes»
logisk modell	strukturert beskrivelse av informasjon uavhengig av teknologi. En logisk informasjonsmodell består av entiteter med egenskaper og assosiasjonene mellom dem. https://demo.fellesdatakatalog.digdir.no/concepts/4386f786-399b-486c-a9e9-7af16e9e3b19	Beskriver hvilke typer informasjon som inngår i en avgrenset sammenheng og hvordan de er logisk relatert, uavhengig av teknologi. Kilde: https://data.norge.no/guide/veileder-modelldcat-ap-no
metadata for dokumentasjon	strukturert eller delvis strukturert informasjon som muliggjør dokumentasjonsprosesser over tid og innenfor og på tvers av organisasjoner (NS-ISO 30300:2020)
migrering	flytting av dokumentasjon fra én maskinvare eller programvare til en annen (NS-ISO 30300:2020)
organinternt dokument	egenprodusert dokument som utarbeides, brukes og lagres internt i et organ, og som ikke sendes ut av organet	Forståelsen av hva som er organinternt, i motsetning til inngående til eller utgående fra et organ, har betydning for om dokumentet er journalføringspliktig.
pålitelighet	egenskap ved registrering som kan bevises å være fullstendig og nøyaktig (NS-ISO 30300:2020)	NS-ISO 27000:2017 definerer dette som «egenskapen av konsekvent tilsiktet atferd og resultater»
registrering	informasjon som en organisasjon oppretter eller mottar og vedlikeholder som bevis og som et aktivum, som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser eller utøve forretningsaktivitet (NS-ISO 30300:2020)	Tilsvarer den engelske termen «record» (entall), mens flertallsformen «records» er oversatt til dokumentasjon. Se begrepsdiagram etter denne ordlisten for sammenhengen mellom data, informasjon, dokument og dokumentasjon.
restanse	mottatt dokument som ikke er avskrevet	Begrepet knyttes til tradisjonell saksbehandling, som forutsatte at innkomne dokumenter ble satt i restanse, slik at det var restansen som måtte avskrives for å markere at oppgaven var fullført.
rolle	gruppering av personer med likeartede arbeidsoppgaver, slik at autorisasjon kan tildeles flere personer med samme rolle
sak	et spørsmål eller unikt anliggende som er til behandling hos eller til informasjon for et organ, og som utgjøres av et forløp, eller en sekvens av enkeltdokumenter	En sak kan være alt fra en enkelt hendelse til en hel prosess. Det kan også være utredninger, høringssvar eller beslutningsgrunnlag videresendt til beslutningsmyndig enhet. En sak består av en eller flere journalposter og arkivnotater med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer).
sakarkiv	den delen av et arkiv som består av saksdokumenter
saksdokument	dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, eller som organet selv har opprettet, og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet (offentleglova § 4 annet ledd)	I arkivsammenheng brukes som regel saksdokument og arkivdokument på samme måte, men saksdokument har en litt mer avgrenset betydning. Et saksdokument er alltid et arkivdokument, men ikke alle arkivdokumenter er saksdokumenter.
saksmappe	spesialisering av arkivenheten mappe i arkivstrukturen, brukes til å samle dokumentene i en sak
tilgjengelighet	mulighet til bruksmessig tilgang eller adgang for en autorisert entitet (NS-ISO 27000:2017)
virksomhet	betegnelse for en juridisk person, en organisasjon som produserer, leverer eller selger varer og tjenester, enten det er offentlig eller privat, kommersielt eller ideelt.
visuell integritet	egenskap som innebærer at dokumentets utseende er bevart fullstendig og uendret	Handler om at et dokument i ettertid skal kunne presenteres for brukerne slik det opprinnelig ble presentert da det ble skapt og brukt
åpne data	informasjon som er gjort tilgjengelig slik at den kan leses og tolkes av både maskiner og mennesker, og som alle kan få tilgang til, bruke og dele. (https://data.norge.no/guide/veileder-apne-data)

Begrepsdiagram¶

Begrepsdiagram er en grafisk fremstilling av hvilken relasjon ulike begreper har til hverandre.

Figur 6 Sammenhengen mellom data, informasjon, dokument og dokumentasjon¶

Som dette begrepsdiagrammet viser, basert på forklaringene i tabellen over, [4] er data den fysiske representasjonen av informasjon, men det er ikke alle som er data som er informasjon. Dokumenter er en type informasjon, men det finnes også informasjon som ikke er dokumenter. Både informasjon og dokumenter kan være dokumentasjon, men det finnes også mye informasjon og mange dokumenter som ikke er dokumentasjon. Dokumentasjon er dermed informasjon og dokumenter som kan brukes til å dokumentere noe, eller som på andre måter har verdi. For at dokumentasjonen skal kunne oppfylle disse formålene, må den få tilført visse metadata for dokumentasjon, som sørger for at informasjonen ivaretar egenskaper som gir den verdi: autentisitet, anvendbarhet, pålitelighet og integritet. Dette er egenskaper som understøttes av krav og metadata i standarden.