6. Søk, gjenfinning og bruk

Et arkivsystem skal kunne levere metadata og dokumenter basert på spørringer fra brukere av løsningen, uavhengig av om spørringen initieres av en personlig bruker eller fra et fag- eller forsystem. Gjenfinning av dokumenter skjer typisk ved søking i dokumentenes metadata, men kan også skje ved fritekstsøk i dokumentene. Visning av søkeresultat skal skje i tråd med brukers roller og tilganger og til skjerming av opplysninger.

For at arkivsystemet skal kunne produsere lovpålagte og ønskede rapporter og statistikker, er det nødvendig at systemet er tilrettelagt med tjenester eller funksjoner for gjenfinning og logiske sammenstillinger av metadata.

En forutsetning for offentlig diskusjon, og dermed for demokratiet, er at forvaltningen er transparent og at allmennheten har innsyn i prosesser og dokumenter. Ved hjelp av offentlige journaler kan allmennheten finne fram i saker og gå rett til kildene. I arkivsammenheng er journal navnet på et register over saksdokument i et organ. I digitale arkiv er journal eller postliste brukt om periodiske, kronologiske rapporter over inngående og utgående dokumenter, samt organinterne dokumenter som journalføres.

Krav nr.	Krav	Type	Merknad
6.1	Det skal være mulig å søke i og gjenfinne dokumenter og metadata i løsningen	O
6.2	Det skal være mulig å søke i ulike kombinasjoner av metadata	O
6.3	Løsningen skal sørge for at sikkerhet og tilgangsrestriksjoner blir ivaretatt, slik at kun autoriserte brukere får tilgang på informasjon i henhold til definerte tilgangsrettigheter	O
6.4	Løsningen skal hente, vise og tilgjengeliggjøre dokumenter og metadata i anvendbare format	O
6.5	Løsningen bør legge til rette for at dokumenter og metadata kan gjøres tilgjengelig for søk via eksterne tjenester, plattformer, nettverk eller samhandlingsløsninger.	V
6.6	Løsningen bør legge til rette for at metadata og dokumenter som er godkjent for det, kan høstes av eller deles med eksterne tjenester og applikasjoner som åpne data.	V
6.7	Løsningen skal støtte funksjoner som gjør det mulig å kopiere eller trekke ut dokumenter og metadata til bruk i andre løsninger i eller utenfor virksomheten i henhold til regler fastsatt av virksomheten	O
6.8	Løsningen bør legge til rette for at det kan lages uttrekk av et utvalg dokumenter og metadata basert på definerte kriterier, hvor skjermet informasjon er fjernet eller skjult	V
6.9	Det skal være mulig å hente ut en rapport kalt Løpende journal, som viser en kronologisk oversikt over alle journalførte dokumenter for hver dag. Rapporten skal kunne selekteres på grunnlag av journaldato, løpenummer (intervall), journalposttype og administrativ enhet. Det bør også være mulig å hente ut rapporten basert på andre kriterier.	B	Obligatorisk for arkiv med journalføringspliktige dokumenter
6.10	Rapporten Løpende journal skal vise hvilken sak journalposten inngår i, med informasjon om: saksnummer, sakens tittel, administrativ enhet, saksansvarlig og hvilken arkivdel saken inngår i, i tillegg til sakens klassifikasjon, samt at den skal vise opplysninger om journalpostens identifikasjon: journalpostens løpenummer i saken, journaldato, dokumentets dato, administrativ enhet, journalposttittel, samt korrespondansepartens navn og type, i tillegg til opplysninger om eventuell tilgangsrestriksjon”	B	Obligatorisk for arkiv med journalføringspliktige dokumenter
6.11	Det skal være mulig å hente ut en rapport kalt Offentlig journal, som er en versjon av Løpende journal hvor taushetsbelagte opplysninger enten er skjermet eller utelatt, og som kan tilgjengeliggjøres for allmennheten. Rapporten skal inneholde alle journalposttyper, og skal kunne selekteres på grunnlag av journaldato, administrativ enhet eller dato for når journalposten er offentlighetsvurdert. Det bør være mulig å hente ut en tilsvarende rapport basert på andre kriterier.	B	Obligatorisk for arkiv med journalføringspliktige dokumenter
6.12	Rapporten Offentlig journal skal vise hvilken sak journalpostene inngår i, med informasjon om: saksnummer sakens offentlige tittel, i tillegg til sakens klassifikasjon, samt at den skal vise opplysninger om journalpostens identifikasjon, som: journalpostens løpenummer i saken, journaldato, dokumentets dato, administrativ enhet, dokumentets offentlige tittel, samt korrespondansepartens navn (med mindre navnet skal skjermes) og korrespondanseparttype (avsender eller mottaker, mv.), opplysninger om innkomne dokumenters behandlingsoppfølging, i tillegg til opplysninger om eventuell hjemmel for skjerming av journalopplysninger Det er tillatt å tilgjengeliggjøre andre opplysninger om dokumentene”	B	Obligatorisk for arkiv med journalføringspliktige dokumenter
6.13	For en part som krever innsyn etter forvaltningsloven skal det kunne gis utskrift av alle metadata og dokumenter i den bestemte saken. Opplysninger skal vises selv om de er påført tilgangskoder	B	Obligatorisk for arkiv med partsinformasjon etter forvaltningsloven
6.14	For en person som krever innsyn etter personopplysningsloven skal det kunne gis utskrift av alle metadata om de saker hvor vedkommende er part i saken, og de registreringer med tilhørende dokumenter og merknader der vedkommende selv er avsender eller mottaker. Eventuelle skjermede opplysninger om andre parter i saken skal skjermes i utskriften	B	Obligatorisk for arkiv med personopplysninger