3. Dokumentfangst

Saksbehandling, dokumenthåndtering og dokumentutveksling gjør bruk av stadig nye løsninger og kanaler. Arkivsystemene bør ikke være et hinder for effektivisering på disse områdene, samtidig som det er særdeles viktig at dokumenters autentisitet og integritet sikres.

For at informasjon skal fungere som dokumentasjon på saksbehandling og andre oppgaver, må den knyttes til den sammenheng den oppstod og skal benyttes i, dvs. dens forretningsmessige kontekst eller sammenheng. Dette stiller strenge krav til løsningens evne til å arkivere alle relevante opplysninger om informasjonens sammenheng.

Ulike datasystem skal fylle ulike behov i en virksomhet. Mange system oppretter og lagrer data som er underlagt krav til at de skal oppdateres kontinuerlig (dynamiske data), som skal kunne endres ved behov, eller bare at data til enhver tid skal være aktuelle, uten redundans. Dette er legitime behov i mange fagsystem.

Når informasjonen skal fungere som pålitelig dokumentasjon av funksjoner og prosesser, må den være frosset og ukrenkelig. Løsningen og prosessene må derfor kunne garantere dokumentasjonens troverdighet, integritet og autentisitet som bevis for utførte aktiviteter. Alle handlinger som dokumenterer virksomheten må kunne spores så lenge det er nødvendig for å underbygge påstander om autentisitet, pålitelighet og integritet.

Ved elektronisk kommunikasjon er det nødvendig å kunne angi krav til sikkerhet. Dette innebærer krav til kryptering og elektronisk signatur, samt dokumentasjon av sikkerheten til dokumenter som er sendt eller mottatt i elektronisk form.

Krav nr.	Krav	Type	Merknad
3.1	Det skal finnes funksjonalitet for fangst av digitale dokumenter uavhengig av filformat, metoder for teknisk koding, kilder eller andre tekniske egenskaper.	O
3.2	Ved fangst av dokumenter skal det være mulig å knytte obligatoriske metadata til dokumentet, enten ved at de følger dokumentet fra et produksjonssystem, eller ved at de registreres manuelt i etterkant.	O
3.3	Dokumentfangsten skal skje på en slik måte at innholdsintegriteten blir opprettholdt for dokument og metadata.	O
3.4	Ved fangst av tekstdokumenter bør løsningen sørge for at dokumentenes visuelle integritet blir oppretthold	V
3.5	Ved fangst av bilde-, lyd- eller videofiler bør løsningen sørge for at opprettholdelse av dokumentenes lyd- og billedintegritet	V
3.6	Etter fangst eller opprettelse av dokumenter skal løsningen legge til rette for kontrollmekanismer for endring av metadata og dokumenter i henhold til regler fastsatt av virksomheten, for eksempel at visse metadata ikke skal kunne endres etter gitte hendelser utført på en registrering eller en mappe.	O
3.7	Ved fangst av dokumenter som består av flere komponenter (meldinger med vedlegg, innebygde objekt som video eller bilde, mv.), skal løsningen sørge for at dokumentene håndteres som en enhet, hvor dokumentenes indre struktur og relasjonen mellom komponentene opprettholdes	B	Obligatori sk for løsninger som håndterer sammensatte dokumenter
3.8	Ved fangst av dokumenter som har tilleggsmekanismer for verifikasjon av integritetssikring (digital signatur, sjekksum, mv.), skal løsningen kunne verifisere metoden for integritetssikring og ta vare på metadata om verifikasjonen.	O
3.9	Løsningen bør legge til rette for fangst og bevaring av metadata om bruk av digital signatur (dato, tidsstempel, verifikasjon)	V
3.10	Det bør være mulig å arkivere dokumenter i forskjellige versjoner, varianter og formater	V