8. Bevaring, kassasjon og uttrekk

Antall mapper med tilhørende arkivdokumenter i et arkiv vil stadig vokse. Informasjonstilfanget er overveldende i dagens samfunn, og jo mer unødvendig informasjon som tas vare på, jo vanskeligere kan det bli å søke fram og finne den informasjonen en virkelig trenger. Etter som tiden går, vil eldre mapper bli mer og mer uaktuelle for arkivskaper, og det kan være behov for å fjerne dem fra det aktive arkivet, enten ved at de kasseres eller overføres til et arkivdepot for bevaring for arkivformål.

Kassasjon vil si at elektroniske dokumenter fjernes fra arkivstrukturen. Dersom dokumentet ikke er tilknyttet andre registreringer, innebærer en kassasjon også at dokumentet slettes eller destrueres helt fra Noark 5-løsningen. For at kassasjon av elektroniske dokumenter skal være praktisk gjennomførbart, må en fastsette bevarings- og kassasjonskriterier på et overordnet plan.

Ofte kan det være ønskelig å skille ut det eldste og mest uaktuelle materialet fra det som er i aktivt bruk, blant annet ut fra behovet for oversikt og rask gjenfinning ved søk. Da kan man sette kontrollerte tidsskiller i arkivet. Det kan også være nyttig for å klargjøre deler av arkivet for overføring til en annen virksomhet eller avlevering til et arkivdepot.

Informasjonen som er lagret i en Noark 5-løsning skal kunne eksporteres - eller trekkes ut - til et systemuavhengig format og valideres mot standardens xml-skjema. Eksporten skal omfatte både arkivstrukturen, metadata og eventuelt tilknyttede elektroniske dokumenter.

Det skilles mellom to varianter av eksport - migreringsuttrekk og arkivuttrekk. Med migrering menes i denne sammenheng flytting av komplette datasett fra en teknisk plattform til en annen (ny versjon eller ny løsning), hvor dataene i så stor grad som mulig skal være uendret etter at dataene er flyttet. Et arkivuttrekk er derimot et datauttrekk med et utvalg av data fra løsningen, som er valgt ut og transformert (gjennom datanormalisering) til et standardisert format for langtidslagring i en arkivinstitusjon, som for eksempel Noark 5 arkivuttrekk.

Et arkivuttrekk etter Noark 5 skal utgjøre en avleveringspakke (Submission Information Package) i henhold til OAIS. [1] En avleveringspakke er en selvdokumenterende enhet, som inneholder arkivdokumenter, journalrapporter, metadata og endringslogg for en avgrenset tidsperiode. Det er viktig at uttrekket skjer på en kontrollert, systematisk og etterprøvbar måte.

Krav nr.	Krav	Type	Merknad
8.1	Løsningen skal ha funksjoner for å registrere metadata om bevaringstid og bevarings- eller kassasjonsvedtak på arkivenheter. Vedtaket fastsetter hva som skal skje med dokumentene knyttet til arkivenheten når bevaringstiden opphører. Kassasjonsvedtaket kan si at dokumentene enten skal bevares, kasseres eller at de skal vurderes senere.	O
8.2	Det bør være mulig å definere regler som automatisk knytter bevaringstid og kassasjonsvedtak til en type arkivenhet, en bestemt spesialisering av en arkivenhet, eller en bestemt type av en spesialisering av en arkivenhet.	V
8.3	Bevaringstid og kassasjonskode skal arves til underliggende arkivenheter ned til dokumentbeskrivelse. Det skal være mulig å overstyre arv.	O
8.4	Løsningen bør legge til rette for at autoriserte brukere kan definere regler for fastsetting av kassasjonsdato på grunnlag av oppbevaringstid. For eksempel kan oppbevaringstid beregnes fra: Dato for opprettelse av arkivenhet Avslutning av arkivenhet Dato for siste bruk av arkivenhet Dato for definerte hendelser, som klientens fødsel eller dødsfall, ødeleggelse av et objekt (f.eks. bygning, skip), eller andre hendelser som kan forutsette virksomhetsspesifikt datofelt	V
8.5	Løsningen bør legge til rette for at definerte brukere får varsling når oppbevaringstiden nærmer seg, med oversikt over arkivenheter som skal kasseres eller vurderes senere.	V
8.6	Løsningen skal ha funksjoner for å gjennomføre kassasjon av de dokumenter som har passert kassasjonsdato. Det skal være mulig å velge delmengder av dokumenter når kassasjon skal gjennomføres.	O
8.7	Bare autoriserte brukere skal kunne gjennomføre kassasjon.	O
8.8	Kassasjon innebærer sletting av arkivenheten dokumentobjekt. I tillegg skal dokumentfila som arkivenheten har referanse til slettes, med mindre den er knyttet til andre arkivenheter som skal bevares. Metadata på overliggende arkivenheter skal i som hovedregel bevares. Arkivenheten dokumentbeskrivelse skal ha metadata om utført kassasjon.	O
8.9	Det skal være mulig å lage en kassasjonsliste på grunnlag av kassasjonsdato, kassasjonsvedtak og administrativ enhet. Kassasjonslisten skal gi en oversikt over arkivenheter, med identifikasjon og tittel for arkivenheten, administrativ tilhørighet og eventuell klassifikasjon, samt kassasjonsvedtak og kassasjonsdato.	O
8.10	Løsningen skal legge til rette for at det er mulig å sette kontrollerte tidsskiller i arkiv. Det innebærer at autoriserte brukere kan definere regler for hvordan mapper og registreringer skal opprettes og avsluttes i overgangen mellom to arkivperioder. Avsluttede og uaktuelle mapper og registreringer skal kunne skilles ut fra aktive til avsluttede arkivdeler, slik at de kan klargjøres for eksport, enten som migrering, overføring, avlevering eller andre former for datauttrekk.	O
8.11	Løsningen skal legge til rette for eksport av metadata med tilhørende dokumenter for: migrering til andre løsninger for videre forvaltning av dokumentasjonen internt i virksomheten, overføring til løsninger i andre virksomheter som skal overta dokumentasjonen, datauttrekk i systemuavhengige format som støtter bevaring utover systemets levetid, for eksempel basert på avleveringsformatet.	O
8.12	Løsningen skal sikre at et datauttrekk for eksport: er komplett, dvs. inneholder alle arkivenheter og dokumenter som skal være med, inneholder alle obligatoriske og andre relevante metadata for arkivenhetene, inkludert metadata om godkjenningsflyter eller arbeidsflyter, samt virksomhetsspesifikke metadata ved behov inneholder arkivenhetenes loggemetadata og løsningens endringslogg.	O
8.13	Datauttrekk for eksport skal skje på en slik måte at innhold og struktur på dokumenter og metadata ikke medfører utilsiktet svekkelse av dokumentasjonens tilsiktede egenskaper, inkludert dens dokumentasjons- og informasjonsverdi, koblingen mellom dokumenter og metadata opprettholdes, og at koblinger opprettholdes mellom ulike komponenter i et dokument, mellom ulike dokumenter, og mellom ulike sammenstillinger av dokumenter, slik at logisk struktur kan gjenopprettes i mottakende løsning	O
8.14	Det skal være mulig å teste og verifisere at eksporten ikke har svekket dokumentenes og metadataenes integritet, og at datauttrekket ikke mangler obligatoriske og andre nødvendige metadata i henhold til standarden og/eller øvrige juridiske krav og behov.	O
8.15	Et datauttrekk som skal inngå i en avleveringspakke kalles et arkivuttrekk, og skal inneholde følgende filer: addml.xml (dokumentasjon av innholdet i arkivuttrekket) arkivstruktur.xml (metadata om dokumentene) endringslogg.xml (logging av endrede metadata) Dersom avleveringspakken inneholder arkivuttrekk med journalføringspliktig informasjon, skal den i tillegg inneholde følgende filer: loependeJournal.xml offentligJournal.xml XML-skjemaene til alle XML-filer i avleveringspakken skal også være inkludert. Dokumentene skal ligge i en underkatalog kalt DOKUMENT. Denne katalogen kan struktureres i nye underkataloger etter fritt valg.	O
8.16	XML-filene i arkivuttrekket skal valideres mot medfølgende XML-skjema på følgende måte: addml.xml valideres mot addml.xsd arkivstruktur.xml valideres mot arkivstruktur.xsd og metadatakatalog.xsd endringslogg.xml valideres mot endringslogg.xsd og metadatakatalog.xsd loependeJournal.xml valideres mot loependeJournal.xsd og metadatakatalog.xsd offentligJournal.xml valideres mot offentligJournal.xsd og metadatakatalog.xsd For virksomhetsspesifikke metadata skal det medfølge egne XML-skjemaer.	O
8.17	XML-skjemaene skal følge XML skjema-standarden XML Schema 1.0.	O
8.18	Et arkivuttrekk skal omfatte en avtalt arkivperiode, og bestå av innholdet i en eller flere arkivdeler og alle underliggende arkivenheter	O
8.19	Alle metadataelementer som er merket med “A” i kolonnen “Avl.” i Vedlegg 2 Metadata gruppert på objekter skal være med i arkivuttrekket, såfremt de er tilordnet verdier.	O
8.20	Metadataelementer som ikke har verdi, skal ikke være med i uttrekket. Det skal ikke forekomme tomme elementer med kun start- og slutt-tagg, og det skal ikke legges inn dummyverdier.	O
8.21	Dokumentfilene i arkivuttrekket skal være i avtalt filformat.	O
8.22	For arkivuttrekk fra Noark 5-løsninger skal addml.xml inneholde (med navn i addml.xml i parentes): Arkivskapernavn (recordCreator) Navn på systemet/løsningen (systemName) Navn på arkivet (Archive) Start- og sluttdato for arkivuttrekket (archivalPeriod – startDate og archivalPeriod endDate) Hvilken type periodisering som er utført i forrige periode og denne periode (periode – inngaaendeSkille og periode – utgaaendeSkille) Opplysning om det finnes skjermet informasjon i uttrekket (inneholderSkjermetInformasjon) Opplysning om uttrekket omfatter dokumenter som er kassert (omfatterDokumenterSomErKassert) Opplysning om uttrekket inneholder dokumenter som skal kasseres på et senere tidspunkt (inneholderDokumenterSomSkalKasseres) Opplysning om det finnes virksomhetsspesifikke metadata i arkivstruktur.xml (inneholderVirksomhetsspesifikkeMetadata) Antall mapper i arkivstruktur.xml (numberOfOccurrences – mappe) Antall registreringer i arkivstruktur.xml, loependeJournal.xml og offentligJournal.xml (numberOfOccurrences – registrering) Antall dokumentfiler i uttrekket (antallDokumentfiler) Sjekksummer for alle XML-filer og XML-skjemaer i arkivuttrekket, unnttatt addml.xml og addml.xsd (checksum)	O

[1]

ISO 14721:2025 Space Data System Practices — Reference model for an open archival information system (OAIS)