1. Innledning¶
Noark er en norsk standard for arkivdanning og dokumentasjonsforvaltning, som er utviklet og vedlikeholdt av Riksarkivaren. Formålet er at den skal bidra til enklere og sikrere kontroll med behandling av arkivdokumenter, og den inneholder derfor krav til fangst, forvaltning, bruk og avhending av arkivdokumenter.
Arkivdokumenter i vid forstand er utledet av en sammenstilling av arkivlovens arkivbegrep og dokumentbegrep, dvs. enhver logisk avgrenset informasjonsmengde skapt som ledd i et offentlig organs virksomhet, og lagret på et medium for senere lesning, avlytting, fremvisning eller overføring. Dette kan være alt fra papirdokumenter og digitaliserte papirdokumenter til innhold i datafelt. Det sentrale med arkivdokument er at informasjonen er logisk avgrenset, og at det har tilknyttet metadata som gir opplysninger om den sammenhengen dokumentet er oppstått i, og hva slags aktivitet det dokumenterer eller er en del av.
Noark 5 angir regler for fangst og frys av dokument og metadata, og den definerer og standardiserer metadata og et uttrekksformat, for å støtte virksomhetenes behov for å opprette og vedlikeholde autentiske, pålitelige og anvendbare arkivdokumenter, og beskytte dokumentenes integritet så lenge det er behov for det.
1.1. Historikk¶
Noark (Norsk arkivsystem) ble opprinnelig utarbeidet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen i 1984, og den etablerte seg raskt som de facto standard. Den ble videreutviklet med nye rapporter i 1987 (Noark-2) og 1994 (Noark-3). Videreutviklingen omfattet dels modernisering i tråd med den teknologiske utviklingen, dels utvidelser i systemenes informasjonsinnhold og funksjonalitet.
I 1995 ble det utarbeidet en tilsvarende kravspesifikasjon for kommunal sektor. Koark bygde på samme prinsipper som Noark, men hadde en del tillegg spesielt tilpasset kommunens behov, som f.eks. politisk saksbehandling i en egen møte- og utvalgsmodul.
Noark-4, som kom i 1999, inkluderte spesifikasjonene i Koark og ble en felles standard for offentlig forvaltning. Noark-4 førte standarden et langt skritt videre ved å spesifisere et fullstendig elektronisk arkivsystem, integrert med e-post og generelle saksbehandlingssystemer.
Første versjon av Noark 5 kom i 2008, og forkortelsen ble endret til å bety Norsk arkivstandard. Denne versjonen av standarden er blitt kontinuerlig oppdatert og vedlikeholdt, og nye versjoner er fortløpende blitt publisert på Arkivverkets sider på Internett. Standarden spesifiserer krav til en arkivkjerne som er ment å skulle inngå som arkivdanningskomponent i andre løsninger, ofte kalt fagsystemer.
1.2. Bruksområder for Noark 5¶
Utgangspunktet for standarden er journalføring, hvor kronologi er hovedprinsippet for «ordning». Men den skal også kunne brukes for andre typer arkivdanning hvor dokumentene best lar seg bevare i en logisk mappestruktur. Standarden er en videreføring av journalføringstradisjonen i norsk offentlig forvaltning, men er generalisert til å passe for også andre typer dokumentasjon av transaksjoner. Alle aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form for en kortere eller lengre periode, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares, eller om de skal avleveres til arkivdepot.
Standarden er laget ut fra et helhetsperspektiv, med utgangspunkt i arkivets funksjon slik det framstår i en elektronisk omgivelse. Hovedfokus har hele tiden vært å etablere et kravsett som kan sikre at de løsningene som utvikles, fører til en forsvarlig håndtering av elektronisk arkiv.
1.2.1. Standardens virkeområde - journalføringsplikten¶
Standardens formelle virkeområde er dokument underlagt journalføringsplikt. Arkivforskriften § 11 sier at offentlige organ skal benytte system som følger kravene i Noark-standarden for elektronisk journalføring og arkivering av journalføringspliktige dokumenter.
Følgende kriterier må alle være oppfylte for at et dokument skal være journalføringspliktig, jf. arkivforskriften § 9.
Det er et saksdokument for organet, definert i offentleglova § 4.
Saksdokument er dokument som er kommet inn til eller lagt frem for organet, eller som organet selv har opprettet, og som gjelder organets ansvarsområde eller virksomhet. Dokumentet er å regne som opprettet når det er sendt ut av organet eller, dersom dette ikke skjer, når det er ferdigstilt.
Dokumentet inngår i en korrespondanse, dvs. at det har kommer inn til eller blitt sendt ut fra organet.
Dette gjelder i utgangspunktet enhver utveksling av informasjon mellom organet og eksterne, også informasjon som kun er tilgjengeliggjort for organet gjennom for eksempel en portalløsning. Organinterne dokument, dvs. informasjon som ikke er utvekslet med eksterne, velger organet selv om det vil journalføre, med unntak av visse typer organinterne dokument som allikevel er journalføringspliktige, som for eksempel dokument som inneholder den endelige avgjørelsen i en sak, generelle retningslinjer for organets saksbehandling, presedenskort, mv. Organinterne dokument kan allikevel være arkivpliktige, se under.
Dokumentet er eller blir saksbehandlet
Det finnes ikke forarbeider som nærmere drøfter hvordan saksbehandlingskriteriet i arkivforskriften skal forstås, men Riksarkivaren har generelt lagt til grunn at det skal lite til av overlegning før dette får karakter av saksbehandling. [1]
Dokumentet må ha verdi som dokumentasjon for organet.
Et dokuments verdi som dokumentasjon handler om at dokumentet i ettertid skal kunne brukes til å framskaffe informasjon om og bevis for hva som er skjedd. Forskriften sier ingenting om varigheten av dokumentasjonsverdien – det er tilstrekkelig at det foreligger dokumentasjonsverdi i utgangspunktet.
Journalføring ble innført i den dansk-norske forvaltning ved kongelig resolusjon 1740, og formålet var å få bedre orden på statens arkiver, og derigjennom beskytte statens interesser. Hovedsystemet var kronologi, og i 1814 ble journalføring valgt som registrerings- og arkivsystem for den norske sentraladministrasjonen.
Journalføring innebærer at organet systematisk og fortløpende registrerer, eller logger, opplysninger om inn- og utgående dokumenter i saksbehandlingen. Innføringen i journalen dokumenterer blant annet når dokumentet ble registrert (journalføringsdato), hvilken sak det tilhører (saksnummeret), plasseringen av dokumentet i saken (dokumentnummeret i saken), hvem som har sendt og/eller mottatt dokumentet, opplysninger om saken og innholdet i dokumentet, samt dateringen på dokumentet. Dette er opplysninger som dokumenterer transaksjonen (mottak eller forsendelse). I tillegg inneholder journalen opplysninger om klassifikasjon (hvilken forretningsprosess dokumentet tilhører) og behandlingsoppfølgingen av dokumentet.
Journalføring skal dermed fungere som et instrument for å kontrollere og styre oppfølging og arkivering av dokument i saker. Journalen gir en kronologisk oversikt over det som ble behandlet i virksomheten, den dokumenterer rekkefølgen i behandlingen, og vil både kunne være en viktig kilde for granskingskommisjoner og bli brukt som bevis i rettssaker. Journalen dokumenterer når virksomheten fikk informasjon, og når virksomheten formidlet eller gjorde tilgjengelig informasjon, synspunkter eller beslutninger.
Forutsetningen for journalens troverdighet er at all journalpliktig dokumentasjon rutinemessig og systematisk blir registrert, og at den er primærkilden for informasjon om virksomhetens aktiviteter. I tillegg må den kunne knytte dokumentene til aktivitetene som skapte dem (gjennom klassifikasjonen), og de registrerte dokumentene må beskyttes mot uautoriserte endringer eller slettinger i arkivsystemet.
Journalen er altså et kronologisk register over dokumenter som finnes i arkivet, og er et viktig verktøy for fremfinning av dokumentene. I papirarkiver var journalen atskilt fra arkivet. Innkomne dokumenter ble registrert i journalen ved mottak, før de ble sendt til saksbehandling, og deretter arkivert først når saksbehandlingen var avsluttet. I digitale arkiv blir dokumentene som regel registrert direkte i arkivet (arkivsystemet), og journalen er en rapport (transaksjonslogg) som tas ut på grunnlag av metadata i arkivsystemet.
Med offentlighetsloven fra 1970 ble det gitt rett til innsyn i forvaltningens journaler, og da man utarbeidet arkivforskriften på 1990-tallet ble utkast til bestemmelser om journalføring utarbeidet parallelt med stortingsmeldingen om offentlighetsprinsippet. Den ytre rammen for registreringen i journalen da Noark-standarden først kom i 1984 var alle arkivverdige dokumenter som skulle inngå i den interne saksbehandlingen. Arkivforskriftens bestemmelser om journalføring fra 1999 ble mer direkte knyttet til offentlighetslovens saksdokumenter. Det ble altså lagt stor vekt på hensynene bak offentlighetsprinsippet da kriteriene for journalføringsplikt ble utarbeidet.
1.2.2. Noark og annen arkivpliktig informasjon¶
Alle dokumenter som journalføres skal også arkiveres. Offentlige organ har en uttrykkelig plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som ledd i den virksomheten organet driver. Dette følger av den generelle arkivdefinisjonen i arkivloven § 2 og organets arkivansvar i § 6. Arkiveringsplikten er dermed mer omfattende enn journalføringsplikten.
Arkiveringspliktige dokument skal sikres som informasjonskilder for samtid og ettertid. Det innebærer for å det første å vite hva som er arkivinformasjon for virksomheten. I tillegg skal virksomheten ha kontroll på opprettelse, mottak, utveksling, vedlikehold og bruk av arkivinformasjon. Det betyr kontroll på hvem som kan gjøre hva med arkivinformasjon (dvs. brukeradministrasjon, autorisasjoner), og logging som viser hvem som har gjort hva i arkivet. I tillegg skal informasjonsinnholdet beskyttes mot uautoriserte endringer og slettinger, og det skal være tilgjengelig for bruk. Når det ikke lenger er grunnlag eller behov for å ta vare på arkivinformasjon skal den avhendes, enten ved at den overføres til et arkivdepot eller ved at den kasseres.
Unntatt fra arkiveringsplikten er de dokumentene som kommer inn under bestemmelsene om arkivbegrensning. Med arkivbegrensning menes at dokument som verken er eller blir saksbehandlet, og som heller ikke har verdi som dokumentasjon, blir holdt utenfor eller fjernet fra arkivet. Det enkelte organet skal gjennomføre arkivbegrensning løpende.
Det er ikke obligatorisk å bruke Noark-godkjente system for dokument som kun er underlagt arkiveringsplikt, uten samtidig å være underlagt journalføringsplikt. Ofte kan det være lite hensiktsmessig å bruke system bygget opp på grunnlag av tidligere Noark-versjoner for arkivering av ikke-journalføringspliktige dokumenter. Men Noark 5 er spesifisert på en slik måte at det skal være mulig å finne hensiktsmessige løsninger også for slik type arkivering.
Noark 5 kan derfor brukes for arkivering og forvaltning av alle typer dokumenter (informasjonsobjekter) som passer i en logisk mappestruktur. Standarden er derimot lite hensiktsmessig som utgangspunkt for rene registerløsninger, hvor sporing av transaksjoner og bevaring av informasjonsobjekt i en kontekst ikke er en vesentlig del av løsningen.
1.3. Forholdet til internasjonale standarder¶
I arbeidet med Noark 5 er det tatt utgangspunkt i internasjonale standarder som er relevante, først da standarden opprinnelig ble utarbeidet, og senere i videre bearbeidinger av den.
Disse har vært og er de mest relevante:
ISO 15489:2016 Information and documentation - Records Management. Dette er en internasjonal standard for dokumentasjonsforvaltning.
MoReq - Modular Requirements for Records Systems (EU-kommisjonen 2002). Dette er en EU-standard for dokumentasjonsforvaltning basert på ISO 15489. MoReq2010 kom i 2011.
ISO 16175 Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments. Denne standarden foreligger i tre ulike deler og stiller funksjonelle krav til dokumentasjonsforvaltningssystemer og fagsystemer som skal forvalte dokumentasjon.
NS/ISO 30300-serien (30300:2011 og 30301:2011 Informasjon og dokumentasjon - Ledelsessystemer for dokumentasjon - Grunntrekk og terminologi og 30301 Krav). Dette er ledelsessystemstandarder i samme «familie» som ISO 27000-, 14000- og 9000- seriene.
ISO 23081-1: 2004 Information and Documentation - Records Management Processes - Metadata for Records. Dette er en internasjonal standard for metadata.
ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Dette er en ISO-standard for bevaring av arkiv.
Data Dictionary for Preservation Metadata: Final Report of the PREMIS Working Group (OCLC og RLG 2005). PREMIS står for Preservation Metadata: Implementation Strategies. PREMIS Working Group beskriver en modell - en kjerne av metadata – som kan brukes til all digital bevaring, uavhengig av type dokumenter eller bevaringsstrategier.
De internasjonale standardene for dokumentasjonsforvaltning og arkivdepot er direkte knyttet til Noark 5 i den forstand at der kravene i standardene har hatt sterk relevans for norske forhold, har vi brukt kravene tilnærmet direkte oversatt. Der relevansen har vært svakere, har vi sørget for at kravformuleringene i Noark 5 har tatt hensyn til kravene så langt det har vært mulig, gitt spesielle hensyn knyttet til norsk forvaltningspraksis og rett.
1.4. Noark 5 brukt i dokumentasjonsforvaltningen¶
Dokumentasjonsforvaltning er valgt som norsk oversettelse av records management i internasjonale standarder som ISO 15489, ISO 30300-serien og MoReq2010, og tilsvarer det vi i norsk tradisjon tidligere har kalt arkivdanning.
Dokumentasjonsforvaltningen i en virksomhet skal, i henhold til disse internasjonale standardene, sikre effektiv og systematisk kontroll med oppretting, mottak, vedlikehold, bruk og avhending av dokumentasjon. I dette inngår prosesser for å fange inn og vedlikeholde bevis på̊ og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjoner i form av dokumentasjon.
Dokumentasjon er den norske oversettelsen av det engelske ordet record, slik det er brukt i disse standardene. Noark 5 ble utviklet før disse standardene fikk norsk oversettelse, og har følgelig ikke forholdt seg til disse oversettelsene. I Noark 5 ble registrering valgt som norsk oversettelse av record. Det er dermed dette begrepet som blir brukt i fortsettelsen her.
En registrering er betegnelsen på informasjon som en organisasjon eller person produserer, mottar og vedlikeholder som bevis og som et aktivum, som et ledd i å oppfylle rettslige forpliktelser eller i en forretningstransaksjon. Bevis innebærer at det er dokumentasjon av en transaksjon, mens aktivum er alt som har verdi for virksomheten.
Registreringer er med andre ord de informasjonsobjektene som har en verdi for virksomheten, og som er viktige nok til at virksomheten ønsker å ta vare på dem for en kortere eller lengre periode, slik at de kan brukes til å bevise noe. En registrering blir dermed bevaringsobjektet i et system som inneholder arkivinformasjon, og er definert etter en logisk funksjons- eller informasjonstype. En registrering består av et informasjonsinnhold og metadata som beskriver kontekst, innhold og struktur.
I følge ISO 30300 skal en registrering inneha disse fire grunnleggende egenskapene:
Pålitelighet – en pålitelig registrering har et innhold som en kan stole på er en fullstendig og nøyaktig gjengivelse av transaksjonene, aktivitetene og faktaene som skal dokumenteres, og skal kunne danne grunnlag for etterfølgende transaksjoner og aktiviteter.
Autentisitet – registreringen er hva den utgir seg for å være, er skapt av den som utgir seg for å ha skapt den, og er skapt på det tidspunktet den utgir seg for å være skapt.
Integritet – innebærer at registreringen er fullstendig og uendret, dvs. den er sikret mot endring.
Anvendelighet – innebærer at registreringen kan gjenfinnes, hentes frem, presenteres og tolkes. I ettertid bør den kunne presenteres i direkte forbindelse til forretningsaktiviteten eller transaksjonen som gav opphav til den.
Dokumentasjonsforvaltning innebærer altså at virksomheten skal kunne dokumentere at et dokument ble brukt der og da, i en gitt kontekst. Autentisitetsstøttende metadata skal understøtte dokumentets ekthet og troverdighet, bl.a. ved å gi mottaker opplysninger som kan nyttiggjøres ved kontroll av dokumentets innhold og avsender. Uten slike metadata har ikke dokumentet verdi som arkivdokument, det vil si som dokumentasjon.
Dokumentasjonsforvaltningen skiller seg dermed fra en noe enklere dokumenthåndtering slik:
Løsninger for dokumenthåndtering |
Løsninger for dokumentasjonsforvaltning |
Kan tillate at dokumenter endres og/eller finnes i flere versjoner uten at det er kontroll på hvilken versjon som er den endelige. |
Hindrer at dokumentasjon endres, og har versjonskontroll. |
Kan tillate at dokumenter slettes av dokumenteier. |
Hindrer at dokumentasjon slettes uten at det er skjer gjennom kontrollert, autorisert kassasjon. |
Kan inneholde noe kontroll over hvor lenge et dokument skal oppbevares og om det kan slettes. |
Rigorøs «retention control», det vil si løsningene skal ha funksjoner for å styre bevaring, migrasjon og kassasjon av dokumentasjon iht. fastsatte planer. |
Kan inneholde strukturert dokumentlagring, som kan være brukerstyrt. |
Arkivstruktur med et klassifikasjonssystem som knytter dokumentasjon til kontekst (sammenhengen den ble skapt i), og som vedlikeholdes av autorisert administrator. |
Har som primær funksjon å støtte den daglige produksjonen og bruken av dokumenter i løpende saksbehandling. |
Støtter den daglige bruken av dokumenter i løpende saksbehandling, men skal også være et sikkert og troverdig arkiv for dokumentasjon. |
Det er altså ikke gitt at løsninger for dokumenthåndtering i ettertid kan garantere at dokumentet fortsatt kan gjenfinnes, at det er lesbart eller at det dokumentet man faktisk finner er uendret. Løsninger som er utviklet spesielt for dokumentasjonsforvaltning, slik Noark-standarden legger til rette for, skal både sikre at dokumentet kan gjenfinnes, at det er lesbart og at det er autentisk med opprettholdt integritet.
1.5. En konseptuell standard¶
Noark 5 stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet, men ikke til teknisk implementering av kravene. Standarden definerer derfor ikke et system, eller en type system, men legger til rette for ulike løsninger. Målet er å unngå at standarden resulterer i universalløsninger som brukes på alle typer prosesser. Den definerer derfor noen grunnleggende kjernekrav som er felles for alle løsninger for dokumentasjonsforvaltning, og som er skalerbare og fleksible. Kravene skal dermed kunne bygges inn i spesialiserte løsninger og applikasjoner som tidligere ikke er blitt ansett som dokumentasjonsforvaltningssystemer.
Standarden stiller krav til HVA som skal løses, ikke HVORDAN. En Noark 5 kjerne er et konseptuelt begrep, som kan være en egen systemmodul (en arkivkjerne), men den behøver ikke være det. En «Noark 5-kjerne» er et sett av krav som skal eller bør oppfylles av en løsning (ett eller flere system) for å kunne godkjennes i henhold til Noark 5. Noark 5 kan også innebære at man bygger inn de grunnleggende kravene til håndtering av dokumentasjon i systemarkitekturen som eksplisitte krav til frys, fangst og forvaltning av dokument (for eksempel slik kravene er beskrevet i ISO 16175), sammen med det spesifiserte uttrekksformatet som skiller Noark 5 fra andre standarder og krav.
Noark 5 kan implementeres på forskjellige måter i én eller flere løsninger, enten som en eller flere arkivkjerner som integreres med ett eller flere system, eller ved en «kjerne» som styrer håndteringen av dokument og metadata i ett eller flere andre system.
Standarden fokuserer på bevaringsobjektet, dvs. hvordan arkivdokumentet, eller dokumentasjonen som genereres i en arbeidsprosess skal håndteres. Noark 5 handler om hvordan virksomheten identifiserer og «fanger» informasjonsobjekter og knytter dem til relevante metadata. Noark 5 er derfor en standard som kan brukes for alle informasjonsobjekter som skal bevares for et kortere eller lengre tidsrom, dvs. dokumenter som skal arkiveres. Dette er helt uavhengig av om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.
1.5.1. Kravtyper i Noark 5¶
Alle gjeldende krav framgår av kravtabellene. Kravtabellene er satt opp på denne måten:
Krav nr |
hva det stilles krav til |
Type |
Merknad |
Kravnummereringen er inndelt i <kapittelnr>. <underkapittelnr>, <løpenummer innen underkapittel> (5.7.6 betyr f. eks. kapittel 5, underkapittel 7, og krav nr. 6) |
Dette angir området det stilles krav til i tabellen |
Angir type krav. Her brukes: O (Obligatorisk), B (Betinget obligatorisk), V (Valgfritt) |
Merknader til kravet, f.eks. betingelser for når kravet er obligatorisk |
Obligatoriske og betinget obligatoriske krav er angitt med «skal» i kravteksten. Valgfrie krav er angitt med «bør» i kravteksten. Betinget obligatoriske krav er obligatoriske under bestemte betingelser. Disse betingelsene er nærmere beskrevet i merknadsfeltet.
De obligatoriske kravene er obligatoriske for alle typer systemer som skal godkjennes etter standarden. Noen betinget obligatoriske krav vil være obligatoriske kun for system med sakarkiv. Andre betinget obligatoriske krav kan være obligatoriske for systemer som inneholder dokumenter som skal bevares i mer enn 10 år. I andre tilfeller igjen kan betingelsen for et slikt krav være at et gitt valgfritt krav oppfylles.
De fleste krav som gjelder saksbehandling, sikkerhet og tilgang, brukeradministrasjon osv. er valgfrie. Dette betyr selvsagt ikke at disse kravene er mindre viktige, og at de derfor kan utelates. I mange tilfeller vil måten de valgfrie kravene er oppfylt på, være avgjørende for hvilket system en virksomhet velger. De som anskaffer eller utvikler løsninger må ta stilling til hvilke valgfrie krav de trenger, og så stille krav til leverandøren om at dette oppfylles.
Før anskaffelse av et Noark 5-system må det lages en kravspesifikasjon. Noark 5 spesifiserer ikke et fullstendig system, og det gir derfor ingen mening å be om at alle obligatoriske krav oppfylles.
Det er heller ingen direkte sammenheng mellom obligatoriske krav i standarden og arkivregelverkets krav om godkjente system. Prosedyren for godkjenning, og hva en godkjenning innebærer, er nærmere beskrevet på Arkivverkets sider på Internett. [2]
1.5.2. Anskaffelse og utvikling av en Noark-løsning¶
En anskaffelse eller utvikling av en løsning som skal oppfylle kravene om godkjenning etter Noark-standarden må ta utgangspunkt i brukernes behov. Noark 5 definerer ikke et komplett system for saksbehandling og arkiv, slik Noark-4 gjorde. Kravene i Noark 5 må operasjonaliseres av virksomheten selv, gjennom de kravene virksomheten gjennom en behovsanalyse finner ut at de må stille til det nye systemet.
Ulike prosesser har behov for ulike system for arbeidsstøtte. Sakarkivsystemer er laget for generelle arbeidsprosesser, men mange prosesser har behov for en mer tilpasset arbeidsstøtte. Mange erfarer at prosjekter passer dårlig i systemer tilpasset generell saksbehandling. Hvilket system som skal anskaffes eller utvikles bør avhenge av hvilke prosesser som skal støttes av systemet.
Det er viktig å ta utgangspunkt i arbeidsprosessene, for dokumentasjonen vi skal ta vare på blir skapt, mottatt og brukt som ledd i forretningsaktiviteter. Regler for å skape og fange dokumentasjon og metadata bør bygges inn i alle ledd av forretningsutøvelsen hvor det er krav om at aktiviteten skal kunne dokumenteres. Arkiv må skapes og struktureres slik at de gjenspeiler og understøtter prosessene. Dokumentasjonen skapes og forvaltes som autoritative bevis på virksomhetens transaksjoner, og langtidsplanlegging må sikre at virksomhetskritisk dokumentasjon blir identifisert, slik at den blir særlig beskyttet og kan gjenskapes ved behov.
Forutsetningen for å få dette til er at man gjennomfører en prosessanalyse, hvor formålet er å identifisere alle relevante dokumentasjonskrav og –behov. Hva slags dokumentasjon skal fanges, til hvilket formål, og hvilke krav må stilles til bevaringen av den? Hvilke krav til struktur og innhold må vi stille, og hvilke metadata trenger vi for å sikre at dokumentasjonen skal kunne finnes, brukes og forstås over tid? Hvor lenge skal den bevares, og hva skal skje med den når virksomheten ikke lenger har bruk for den? Resultatet av analysen danner grunnlag for alle aspekt ved dokumentasjonsforvaltningen.
Noark 5 brukes som grunnlag for å realisere disse dokumentasjonskravene i en systemløsning. Noen krav blir obligatoriske, andre kan være til hjelp i å spesifisere en hensiktsmessig løsning. Standarden kan bidra til å finne svar på noen dokumentasjonskrav, andre krav må man spesifisere selv.