Tillegg 2: Detaljert beskrivelse av objektene i modellen ======================================================== Noark 5 overordnet datamodell ----------------------------- I dette tillegget presenteres visuelle fremstillinger av datamodellen som spesifiseres i vedlegg 2 *Metadata gruppert på objekter.* Modellene her er konseptuelle modeller som skal vise sammenhengen mellom ulike objekt i et arkiv, og sier noe om hvordan dokumentasjon prinsipielt skal organiseres i et Noark 5-system. Det gjør det mulig å gjenkjenne objekter og strukturer på tvers av ulike system, noe som legger til rette for entydig kommunikasjon, integrasjon og migrasjon mellom systemer, i tillegg til entydige arkivuttrekk for deponering eller avlevering. Den overordnete skissen av den konseptuelle modellen er nærmere beskrevet i kapittel 2., og gjengis her: .. figure:: media/image5.jpeg Figur 7 Overordnet arkivstruktur Nivåene for *mappe* og *registrerin*\ g er bygd ut ved hjelp av spesialisering av klassene. Eksempler på slike spesialiseringer er *saksmappe* og *journalpost*, som er obligatoriske for sakarkiv med journalføringspliktige dokumenter. I enkelte system kan det være behov for en forenklet struktur, og visse nivå i strukturen kan utgå dersom det ikke er behov for nivået. .. figure:: media/image8.jpeg Figur 8 Forenklet arkivstruktur Arkivenhetene består av obligatoriske og valgfrie metadata, slik det fremgår av Vedlegg 2. **Arkiv og arkivdel** Forskjellige virksomheter vil ha forskjellig behov for definering av arkiv og arkivdeler. Både arkiv og arkivdel obligatoriske nivå i arkivstrukturen. .. figure:: media/image9.jpeg Figur 9 Arkiv og arkivdel *Arkiv* er den ytre rammen for det innholdet (informasjonen) som skapes av en virksomhet, enten det er ett eller flere organs virksomhet. Tradisjonelt har de fleste organer hatt behov for kun ett arkiv, men det skal være mulig å opprette flere. I kontekst av denne standarden, er ett *arkiv* den delen av virksomhetens arkiv som blir skapt i et system som følger kravene i Noark-standarden. Virksomheten kan ha flere Noark-systemer, og dermed flere Noark-*arkiv*, men også andre informasjonssystemer med arkiv som ikke er Noark-*arkiv*. Standarden gjør det mulig å koble sammen ulike arkivuttrekk fra samme Noark-arkiv, så lenge *arkiv* i ulike arkivuttrekk har samme systemID. *Arkivskaper* er den eller de organisatoriske enhetene som skaper ett eller flere *arkiv*, enten alene eller sammen med andre. Det er med andre ord mulig for én *arkivskaper* å ha ett eller flere egne *arkiv*, i tillegg til at ett *arkiv* kan ha flere *arkivskapere*. *Underarkiv* gir muligheter for en inndeling av *arkiv* på overordnet nivå, mellom *arkiv* og *arkivdel*. For eksempel kan det være aktuelt for noen større organ å samle flere *arkivdeler* for de ulike enheter i egne *underarkiv*, enten det er ulike etater i en kommune, ulike fakultet ved et universitet, eller ulike divisjoner i større etater. *Arkivdel* grupperer ulike deler av et *arkiv* i henhold til noen overordnete kriterier satt av virksomheten selv, for eksempel for å skille mellom aktivt arkiv og avsluttede arkivperioder, mapper som skal periodiseres etter ulike prinsipper, ulike klassifikasjonssystemer, ulike lagringsmedier, ulike saks- og mappetyper, ulike *skjermings*- eller *gradering*\ sregler, ulike *kassasjon*\ sregler, mv. **Klassifikasjonssystem og klasse** Klassene i et klassifikasjonssystem representerer og strukturerer virksomhetens funksjoner, prosesser, aktiviteter og transaksjoner, og brukes til å knytte mapper og registreringer til den virksomhetskonteksten de ble skapt og brukt i. Dette er i tråd med føringene i internasjonale standarder som ISO 15489 og 30300. Men det er også mulig å bruke klassifikasjon til å beskrive emner eller objekter. .. figure:: media/image10.jpeg :alt: Figur 10 Klassifikasjonssystem og klasse Figur 10 Klassifikasjonssystem og klasse Et funksjonsbasert *klassifikasjonssystem* vil ofte være hierarkisk oppbygd, slik at virksomhetens overordnete funksjoner består av ulike prosesser og aktiviteter, som kan knyttes til de faktiske transaksjonene som skaper dokumentene (registreringene). Et objektbasert *klassifikasjonssystem* vil derimot ofte være flatt, i den forstand at de oftest består av bare ett nivå, slik at det enkelte objektet representeres av en *klasse*. Et alternativ er å bruke mappe i mappe, nasjonale identifikatorer eller nøkkelord for å samle mapper eller registreringer som handler om enkeltobjekt. **Mappe** En *mappe* grupperer en eller flere *registreringer* som på en eller annen måte hører sammen. Noark 5 legger til rette for en fleksibel bruk av mapper. Grunnen til dette er at det skal være mulig å innpasse dokument som mottas og skapes i de fleste typer system i en Noark 5-struktur .. figure:: media/image11.jpeg :alt: Figur 11 Mappe Figur 11 Mappe Utgangspunktet for alle mappetyper i Noark 5 er metadataene i en *mappe*. Denne inneholder noen grunnleggende metadata, men det er ikke alle metadata her som er obligatoriske. En del spesialiserte system vil trenge ekstra metadata i tillegg til dette. Dette kan løses enten ved bruk av *virksomhetsspesifikke metadata*, eller ved å lage andre spesialiserte av mappetyper med utgangspunkt i mappe eller Saksmappe. En mappe kan inneholde en eller flere undermapper (spesifisert som egenrelasjon i *mappe*). Arv fra en klasse vil alltid gå til mappen på det øverste nivået. Journalføringspliktige dokument skal alltid legges i spesialiseringen Saksmappe, og saksmapper disse skal alltid være knyttet til en klasse. Mappene skal også ha referanse til hvilken arkivdel de tilhører, selv om dette også kan avledes av tilhørigheten til klasse og klassifikasjonssystem. Saksmappen inneholder metadata fra mappe i tillegg til egne metadata. Dokumenter som produseres i forbindelse med faste møter bør samles i *Møtemapper*. Dette er mest aktuelt brukt for kommunale utvalgsmøter, styremøter, ledermøter, mv., hvor det er flere møtesaker som tas opp på hvert møte. Metadata for møtedeltaker grupperes inn i metadata for møtemappe. **Registrering** En *registrering* tilsvarer "record" eller "dokumentasjon" i ISO-standarder, og utgjør arkivenes primære byggeklosser. En aktivitet kan deles opp i flere trinn som vi kaller *transaksjoner*. En transaksjon innebærer normalt at minst to personer eller enheter må være involvert, men det behøver ikke alltid være tilfelle. Vi bruker likevel begrepet transaksjon generelt for alle trinn en aktivitet kan deles opp i. Det er transaksjoner som genererer *registreringer,* og en *registrering* er dokumentasjon på at transaksjonen er utført. .. figure:: media/image12.jpeg :alt: Figur 12 Registrering Figur 12 Registrering På samme måte som Noark 5 er fleksibel når det gjelder mappenivået, er standarden også fleksibel når det gjelder registreringsnivået. Det er ikke alle system som trenger like mye metadata på dette nivået. En *registrering* inneholder de metadata man anser nødvendig for å kunne arkivere et informasjonsobjekt og metadata i alle typer systemer. En *registrering* danner utgangspunkt for alle andre registreringstyper. En *journalpost* representer en "innføring i journalen". Journalen er en kronologisk fortegnelse over inn- og utgående dokumenter (dvs. korrespondansedokumenter) brukt i saksbehandlingen, og eventuelt også organinterne dokumenter som journalføres. Tidligere ble dokumenter registrert i journalen, men nå er det riktigere å si at journalen er en rapport over de journalførte dokumentene i et informasjonssystem. Registreringstypen *journalpost* er obligatorisk for sakarkiver, og journalposter skal alltid legges i saksmapper. Alle *journalføringspliktige* dokumenter i offentlig forvaltning skal registreres som journalposter og inngå i et sakarkiv. *Arkivnotat* er en registreringstype som brukes i sakarkiver for arkivering uten journalføring. *Arkivnotat* har en del fellestrekk med journalpost ved at den har obligatorisk tilknytning til en saksmappe, og den kan tilknyttes dokumentflyt og andre interne behandlingsprosesser. Arkivnotat kan benyttes på samme måte som man tidligere har brukt organinterne journalposttyper, men uten at registreringen skal tas med på offentlig journal. Forutsetningen er selvsagt at virksomheten oppfyller bestemmelsenes øvrige krav om journalføring for visse typer interne dokumenter. En tredje type spesialisering er *møteregistrering,* som kan knyttes til en *møtemappe*. En *møteregistrering* vil inneholde dokumenter produsert i forbindelse med at det har blitt avholdt et møte. *Korrespondansepart* er obligatorisk for *journalpost*, og kan forekomme en eller flere ganger. Det kan også være aktuelt å registrere på andre typer registreringer. Ved inngående dokumenter registreres avsender(e), ved utgående dokumenter mottaker(e). Ved organinterne dokumenter som skal følges opp, registreres både avsender(e) og mottaker(e). **Dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt** En *registrering* er altså en arkivenhet som består av metadata som beskriver et innhold. Det er *innholdet* som utgjør «dokumentet». Et dokument er et informasjonsobjekt som kan behandles som en enhet, men som kan bestå av ulike komponenter eller ha ulike representasjoner. I Noark 5 brukes *dokumentbeskrivelse* og *dokumentobjekt* for å skille på dette. .. figure:: media/image13.jpg Figur 13 Dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt Den vanligste bruken av *dokumentbeskrivelse* er for å skille mellom hoveddokument og vedlegg, hvor hoveddokumentet og hvert av vedleggene utgjør hvert sitt enkeltdokument. I et aktivt system vil det typisk være et mange-til-mange-forhold mellom registrering og dokumentbeskrivelse. Ved deponering/avlevering skal imidlertid metadata både for dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt dupliseres for hver gang det samme dokumentet er knyttet til forskjellige registreringer. I tillegg skal dokumentobjektet ha informasjon om når dokumentet ble knyttet til registreringen, hvilken "rolle" dokumentet har i forhold til registreringen (hoveddokument eller vedlegg), rekkefølgenummer osv. Dette vil være unik informasjon for hver tilknytning. Dokumentobjekt er det laveste metadatanivået i arkivstrukturen. Et dokumentobjekt skal referere til én og kun en *dokumentfil.* Dokumentfila inneholder selve dokumentet. Dersom dokumentet er arkivert i flere *versjoner*, må vi ha et dokumentobjekt og en dokumentfil for hver versjon. Hver versjon av dokumentet kan dessuten arkiveres i flere forskjellige *formater*, og da må det i tillegg opprettes egne dokumentobjekter og dokumentfiler for hvert format. I noen tilfeller kan det også være aktuelt å lage *varianter* av enkelte dokumenter. Den mest vanlige varianten vil være et "sladdet" dokument hvor taushetsbelagt informasjon er fjernet slik at varianten kan være offentlig tilgjengelig. Dokumentobjektet inneholder mer tekniske metadata enn de andre arkivenhetene, bl.a. sjekksummen til bytesekvensen som representerer dokumentet. Inaktive versjoner, varianter og formater skal kunne slettes, og dette dokumenteres med metadata i objektet *sletting*. Objekter som kan grupperes inn i flere arkivenheter --------------------------------------------------- **Skjerming** Skjerming benyttes til å skjerme registrerte opplysninger eller enkeltdokumenter. Skjermingen trer i kraft når en tilgangskode påføres den enkelte mappe, registrering eller det enkelte dokument. Skjerming på overordnet nivå arves til underliggende enheter, men kan overskrives. Løsningens brukere skal være klarert for bestemte tilgangskoder og autorisert for en nærmere definert del av de saker og journalposter med tilhørende dokumenter som er skjermet. .. figure:: media/image14.jpeg :alt: Figur 14 Skjerming Figur 14 Skjerming **Gradering** Gradering brukes for å angi om dokumenter trenger beskyttelse, og derfor er gradert i henhold til sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen. Noark 5 inneholder ingen krav om tiltak for å sørge for slik beskyttelse, men ulike arkivenheter kan merkes med metadata om hvilken sikkerhets- eller beskyttelsesgrad som skal brukes. .. figure:: media/image15.jpeg :alt: Figur 15 Gradering Figur 15 Gradering **Merknad** En eller flere merknader skal kunne knyttes til en mappe, registrering eller en dokumentbeskrivelse. Merknader skal brukes for å dokumentere spesielle forhold rundt saksbehandlingen og arkivering av dokumenter, og denne informasjonen skal tas med i arkivuttrekket. Merknad kan for eksempel brukes til å dokumentere prosesstrinn knyttet til en (saks)mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse som ikke nødvendigvis manifesterer seg som et dokument som skal bli en egen registrering. .. figure:: media/image16.jpeg :alt: Figur 16 Merknad Figur 16 Merknad **Kryssreferanse** Dette er en referanse på tvers av hierarkiet i arkivstrukturen. Referansen kan gå fra en mappe til en annen mappe, fra en registrering til en annen registrering, fra en mappe til en registrering og fra en registrering til en mappe. Det kan også refereres fra en klasse til en annen klasse. Kryssreferanse er valgfritt, og kan knyttes en eller flere ganger til klasse, mappe og registrering. Referansen går en vei, dvs. den kan kun være en referanse til en arkivenhet. I og med at kryssreferanser knyttes til mappe og registrering, vil det si at Referanser også knyttes til alle utvidelsene (spesialiseringer) under disse (Saksmappe, Møtemappe og Journalpost, Møteregistrering). .. figure:: media/image17.jpeg :alt: Figur 17 Kryssreferanse Figur 17 Kryssreferanse **Part** Det skal være mulig å knytte parter til mapper, registreringer eller dokumentbeskrivelser. Partsbegrepet er juridisk, og har ulik betydning innen forvaltningsretten, privatretten og strafferetten. Innen forvaltningsretten er part «person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder», mens det i strafferetten normalt bare er den som er anklaget for å ha begått en straffbar handling som er part i saken. Noark 5 legger opp til at det er virksomhetens behov som styrer bruken av *part*, og en part kan være «hvem som helst» som virksomheten har behov for å registrere som interessent på en mappe, registrering eller dokumentbeskrivelse. Forutsetningen er at man definerer ulike roller for partene, som kan brukes til å styre ulike funksjoner, (innsyns)rettigheter, mv. .. figure:: media/image18.jpeg :alt: Figur 18 Part Figur 18 Part **Presedens** Med *presedens* menes en (retts)avgjørelse som siden kan tjene som rettesnor i lignende tilfeller eller saker. En *presedens* kan også være en sak som er regeldannende for behandling av tilsvarende saker. Det er som oftest snakk om et forvaltningsmessig vedtak, dvs. et enkeltvedtak fattet i henhold til det aktuelle organets forvaltningsområde, som inneholder en rettsoppfatning som senere blir lagt til grunn i andre lignende tilfeller. Prinsippavgjørelser knyttet til ulike saksområder skal derfor kunne etableres på en hensikts­messig måte og være tilgjengelig for saksbehandlere. Man snakker vanligvis om presedenssaker, men det er vanligvis ett eller noen få av dokumentene i saken som danner *presedens*. Foruten å registrere hele saken, må derfor det eller de dokumentene som inneholder presedensavgjørelser kunne identifiseres. .. figure:: media/image19.jpg Figur 19 Presedens **Elektronisk signatur** Ved elektronisk kommunikasjon er det nødvendig å kunne angi krav til sikkerhet. Dette innebærer krav til kryptering og elektronisk signatur, samt dokumentasjon av sikkerheten til dokumenter som er sendt eller mottatt i elektronisk form. Man må også kunne angi krav til sikkerhet på forskjellige nivå i arkivstrukturen. Passord, kryptering og elektroniske signaturer skal i utgangspunktet være deaktivert ved overføring til arkivinstitusjon, men det er ønskelig å ta vare på metadata om sikkerhetsnivå, samt verifisering av den elektroniske signaturen. *Elektronisk signatur* knyttes til *registrering* dersom signaturen er påført den samlede forsendelsen, til *dokumentbeskrivelse* hvis det er det ene dokumentet i en forsendelse, eller til *dokumentobjekt* dersom det kun er den ene dokumentfila som er signert. .. figure:: media/image20.jpg Figur 20 Elektronisk signatur **Kassasjon og utført kassasjon** Kassasjon vil si at elektroniske dokumenter fjernes fra arkivstrukturen. Dersom dokumentet ikke er tilknyttet andre registreringer, innebærer en kassasjon også at dokumentet slettes helt fra Noark 5-løsningen. Kassasjon betyr ikke at en må gå inn og vurdere bevaringsverdien for hvert eneste dokument. For at kassasjon av elektroniske dokumenter skal være praktisk gjennomførbart, må en fastsette bevarings- og kassasjonskriterier på et overordnet plan - dvs. på et makronivå. Internasjonal arkivteori argumenterer for *funksjonsbasert makrokassasjon*. Det betyr at arkivdokumentenes bevaringsverdi avhenger av funksjonen eller aktiviteten som har skapt dokumentet - og ikke av selve innholdet i dokumentet. Overordnede kassasjonsbestemmelser settes på *arkiv* eller *klasse*, og arves nedover i arkivstrukturen til *mappe*, *registrering* og *dokumentbeskrivelse*. Ved deponering/avlevering er det i utgangspunktet bare kassasjonsvedtak som innebærer kassasjon som skal være med. Det skal ikke knyttes opplysninger om kassasjon til arkivenheter hvor alle tilordnede dokumenter skal bevares. *Kassasjonsdato* beregnes på grunnlag av *bevaringstid*, ut fra regler fastsatt i virksomhetens kassasjonsbestemmelser. Verdiene som arves skal kunne overstyres, det vil si at et *kassasjonsvedtak* kan endres fra «Kasseres» til «Bevares». Dersom *kassasjonsvedtak* på underordnet enhet sier «Bevares», skal ikke metadata for *bevaringstid* og *kassasjonsdato* ha verdi. Ved kassasjon av dokumenter blir dokumentobjektet slettet, og dette skal dokumenteres ved at *dokumentbeskrivelse* får tilført metadata om *utfoertKassasjon*. Sletting som ikke er et resultat av kassasjon, skal dokumenteres med metadata om *sletting* over. .. figure:: media/image21.jpeg :alt: Figur 21 Kassasjon og utført kassasjon Figur 21 Kassasjon og utført kassasjon **Nasjonale identifikatorer** Nasjonale identifikatorer er numre og koder som unikt identifiserer personer, virksomheter, planer, bygninger eller steder, og som kan knyttes til enten mapper, registreringer eller enkeltdokumenter i arkivstrukturen. Dette har mangler i tidligere versjoner av standarden, slik at registrering av slike identifikatorer har blitt løst ulikt, enten som klassifikasjon, som del av standardtekst i tittelfelt, som nøkkelord eller som virksomhetsspesifikke metadata. .. figure:: media/image22.jpeg :alt: Figur 22 Nasjonale identifikatorer Figur 22 Nasjonale identifikatorer Et *matrikkelnummer* er en unik identifikasjon for en eiendom i Norge, og består av kommunenummer, gårds- og bruksnummer, samt eventuelt festenummer og seksjonsnummer. Matrikkelen er Norges offisielle eiendomsregister, og brukes til å identifisere eiendommer, deres grenser, bygninger og areal.  En *byggident* er en entydig identifikasjon av bygningen. Bygningsnumrene er unike på landsbasis, og tildeles automatisk. Består av bygningsnummer og endringsløpenummer. Reguleringsplaner brukes i kommunal og fylkeskommunal planlegging, og sier noe om fremtidig arealbruk og bebyggelse innenfor et avgrenset område. Etter at en plan er vedtatt, tildeles permanent planidentifikasjon. En *planident* består av enten *landkode*, *fylkesnummer* eller *kommunenummer*, i kombinasjon med *planidentifikasjon* tildelt av kommunen. En *posisjon* knytter en *mappe*, *registrering* eller *dokumentbeskrivelse* til et geografisk punkt i henhold til et koordinatsystem. For unik identifikasjon av personer brukes *personidentifikator*, som kan være fødselsnummer for personer som er født i Norge, er bosatt i Norge, eller er norske statsborgere, eller d-nummer for utenlandske personer med midlertidig opphold i Norge. For unik identifikasjon av virksomheter brukes *enhetsidentifikator*, som kan være organisasjonsnummer fra Enhetsregisteret