Dokumentasjon av oppgavestøtte ============================== I de fleste ordinære saksbehandlingsprosesser utføres visse oppgaver som i seg selv ikke har noe med arkivet å gjøre, men som det likevel er viktig at blir dokumentert som metadata i arkivet. Et dokument som er under produksjon, bør kunne gå gjennom ulike interne prosesstrinn i organisasjonen. Det vanligste er at et dokument sendes på godkjenning til en ansvarlig leder, eller at det sendes på høring til kolleger. Under produksjon kan en slik dokumentflyt si noe om hvor i saksbehandlingsprosessen dokumentet befinner seg, mens det ved ferdigstillelse kan fungere som en slags elektronisk signatur. Funksjonalitet som automatisk fryser et dokument som er godkjent, eller som automatisk oppretter ny versjon ved hvert prosesstrinn i en slik flyt, vil kunne styrke troverdigheten til dokumentet. Slik funksjonalitet kan gi en forpliktende «signatur» i alle ledd, som også vil ha en ikke-benektelsesfunksjon, dersom metadata om godkjenningen blir tatt vare på. Tilsvarende gjelder for restansekontroll og avskrivning, som mer generelt kan omtales som oppgaveoppfølging. Målet med restansekontrollen er å sikre at alle mottatte henvendelser til organet blir besvart innen rimelig tid. Dette er blant annet hjemlet i forvaltningslovens bestemmelser om saksbehandlingstid og foreløpig svar. Når oppgaven utføres, eller restansen avskrives, er dette handlinger utført av noen på et gitt tidspunkt, og som skal dokumenteres gjennom metadata. Det er også det nyttig for saksbehandlingen å ha oversikt over tidligere avgjørelser som kan eller skal tjene som rettesnor i lignende tilfeller eller saker, såkalte presedenser. En presedens kan være en sak som er regeldannende for behandling av tilsvarende saker. Det er som oftest snakk om et forvaltningsmessig vedtak, dvs. et enkeltvedtak fattet i henhold til det aktuelle organets forvaltningsområde, som inneholder en rettsoppfatning som senere blir lagt til grunn i andre lignende tilfeller. Dette er funksjonalitet som ikke er obligatorisk i en Noark 5-løsning, og standarden gir ikke detaljerte krav om hvordan det skal løses. Men Noark 5 forutsetter at slik funksjonalitet, om den eksisterer, skal dokumenteres gjennom metadata knyttet til mapper eller registreringer i henhold til objektene for *dokumentflyt, avskrivning* og *presedens* i Vedlegg 2: *Metadata gruppert på objekter*. .. list-table:: :header-rows: 1 * - Krav nr. - Krav - Type - Merknad * - 7.1 - Det bør være mulig å knytte arbeidsflyter til registreringer, for eksempel godkjenningsflyter på egenproduserte registreringer. - V - * - 7.2 - Metadata om arbeidsflyter skal normalt bevares - B - Obligatorisk ved bruk av arbeidsflyter * - 7.3 - Det bør være mulig å knytte definerte oppgaver til visse typer registreringer, for eksempel at innkomne dokumenter eller visse typer organinterne dokumenter skal settes i restanse. - V - * - 7.4 - Det bør være mulig å få en oversikt over restanser og andre ventende oppgaver i løsningen, for eksempel en restanseliste eller en forfallsliste for enkelte brukere eller enheter - V - * - 7.5 - Det bør finnes funksjoner får å markere en oppgave som utført, for eksempel ved å avskrive en restanse - V - * - 7.6 - Metadata om gjennomføring av oppgaver, for eksempel avskrivning av restanse, skal normalt bevares - B - Obligatorisk ved funksjoner for oppgaver eller restanseoppfølging * - 7.7 - Det bør være mulig å knytte merknader, nøkkelord og referanser til arkivenheter - V - * - 7.8 - Det bør være mulig å opprette en presedens knyttet til en sak eller en journalpost - V - * - 7.9 - Det bør være mulig å opprette et register over hvilke verdier man skal kunne velge presedenshjemmel fra - V - * - 7.10 - Det skal ikke være mulig å slette eller kassere en presedens, selv om presedensen er foreldet, eller klassen som presedensen tilhører skal kasseres - B - Obligatorisk ved registrering av presedens